會議室是企業必不可少的辦公配套用房，一般分為大中小不同類型，有的企業中小會議室有多間。大的會議室常采用教室或報告廳式布局，座位分主席臺和聽眾席;中小會議室常采用圓桌或長條桌式布局，與會人員圍座，利于開展討論。隨著科技產品的蓬勃發展，視訊多媒體器材的應用也呈現出與以往不同的風貌;這種結合了視訊影音、網路通訊的多媒體設備，逐漸取代了以往使用幻燈機與投影機等設備作簡報的趨勢，而成為辦公室中必備的最佳利器。

以往在會議室的規劃，很少考慮到視訊設備收納的問題，都只是單純放置一張大小適合的會議桌，再搭配會議用椅就算完成了。一般人在使用會議室內的視訊設備時，通常會感覺到會議家具與視訊設備好像完全不相干。這樣的環境既無法有效輔助會議的進行，又容易造成開會人員心理的不適，影響會議的品質。此時如果能利用經過設計規劃的會議系統桌，有效的管理會議室內的視訊設備，不僅能美化環境、創造一個井然有序的會議空間，也可讓視訊設備充分輔助會議的進行，提高開會效率。

會議室布置應簡單樸素，光線充足，空氣流通。可以采用企業標準色裝修墻面，或在里面懸掛企業旗幟，或在講臺、會議桌上擺放企業標志，以突出本企業特點。會議室照明要考慮會議桌上方的照明主為要照明系統家具。使人產生中心和集中感覺。照度要合適，周圍加設輔助照明。